Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführen, können sich im Regelfall die Vorsteuer für bezogene Dienstleistungen und unternehmerisch genutzte Gegenstände vom Finanzamt erstatten lassen. Der Vorsteuerabzug wird – mit Ausnahme von Gebäuden – auch in vollem Umfang für Gegenstände gewährt, die teilweise privat genutzt werden, wenn die unternehmerische Nutzung mindestens 10 Prozent beträgt. In bestimmten Fällen muss dem Finanzamt allerdings zwingend eine Zuordnung zum Unternehmen bis zum 31. Mai des auf die Anschaffung folgenden Jahres angezeigt werden.
Gemischt genutzte Gegenstände, wie zum Beispiel Pkw, können vollständig dem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zugeordnet werden, um dadurch den vollen Vorsteuerabzug zu erhalten. Im Gegenzug dazu muss dann in der Folgezeit die private Nutzung der Umsatzsteuer unterworfen werden. Bei gemischt genutzten Gebäuden ist der Vorsteuerabzug anders geregelt: Vorsteuerbeträge werden hier nur für den unternehmerisch genutzten Anteil an der Gebäudefläche erstattet – ebenfalls unter der Voraussetzung, dass dieser mindestens zehn Prozent beträgt. Trotz des nur anteiligen Vorsteuerabzugs sollte in allen Fällen die volle Zuordnung des Gebäudes zum Unternehmensvermögen erfolgen, da nur dann bei einer eventuellen späteren Umnutzung des Gebäudes eine Vorsteuerkorrektur möglich ist.
Für den Vorsteuerabzug bei gemischt genutzten Gegenständen ist wichtig, dass die Entscheidung über den Umfang der unternehmerischen Zuordnung zeitnah im Zusammenhang mit der Anschaffung dieser Gegenstände erfolgt. Dem Finanzamt gegenüber muss die Entscheidung nicht sofort getroffen werden, jedoch für Anschaffungen im Jahr 2017 zwingend bis spätestens zum 31. Mai 2018 dokumentiert werden. Diese Frist gilt auch dann, wenn die Umsatzsteuererklärung für den Besteuerungszeitraum 2017 erst nach diesem Zeitpunkt abgegeben werden muss.
Die Dokumentation der Zuordnung zum Unternehmensvermögen erfolgt in der Praxis üblicherweise durch den tatsächlich geltend gemachten Vorsteuerabzug. Praktische Probleme gibt es oftmals bei gemischt genutzten Gebäuden und bei ausschließlich umsatzsteuerfreien Tätigkeiten sowie bei Kleinunternehmern und umsatzsteuerlich pauschalierenden land- und forstwirtschaftlichen Unternehmen, die überhaupt keine Umsatzsteuererklärung abgeben. In diesen Fällen ist es wichtig, die Zuordnungsentscheidung besonders zu dokumentieren und dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen. Anderenfalls kann bei einem späteren Wechsel zur Regelbesteuerung keine Vorsteuerberichtigung mehr vorgenommen werden.